Gestion quotidienne des tâches sous Outlook

en cours de rédaction

Le client Outlook sur Windows permet de simplifier grandement le suivi de multiples tâches au quotidien.

Trois fonctionnalités d'Outlook sont à combiner :

• les catégories
• les délais
• les dossiers de recherche automatique

Il est possible d'attribuer des catégories à chacun des courriels que vous recevez, ou tâches dans le gestionnaire des tâches.

Par exemple : “à faire”, “en attente”, “client”, “URGENT”… Les couleurs sont au choix.

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De la même façon, pour chaque élément, il est possible de lui assigner un délai ou une date de réalisation. Outlook en propose une liste de possibilités par défaut.

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Cette fonction créée un dossier Outlook qui cherche automatiquement les éléments correspondants à certains critères, quelque soit le dossier dans lequel ils sont classés.

Voici ceux que j'utilise au quotidien :

• courriers “URGENTS” et “non terminés”
• courriers “à faire” et “non terminés”
• courriers “en attente” et “non terminés”
• la catégorie “à étudier”
• courriers “non lus” et qui ne sont pas dans “Pêle-mêle”
• courriers non traités de plus d'un mois

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Pour chacun des dossiers de recherche automatique, je peux alors trier les éléments par date de réalisation voulue, ou par leur dossier d'origine pour retrouver un dossier particulier, ou par expéditeur et destinataires.

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Il me semble important de s'imposer des limites en taille à chacun des dossiers de recherche automatique. Par exemple, se limiter à 10 éléments “URGENTS” à traiter ; et s'il y en a davantage, se demander comment gérer la situation.

Procéder de la même façon avec le nombre d'éléments dans la boîte de réception (ce qui implique un rangement régulier).

Les filtres automatiques peuvent alléger le travail de tri des courriels reçus, au moins pour placer les courriels non lus dans les bons dossiers, et un classement des journaux divers et variés.

Les boutons d'actions rapides peuvent aussi faciliter le tri de la boîte de réception, par exemples :

- “Marquer comme lu et déplacer le message dans le dossier à Ranger” - “Déplacer le message dans le dossier à traiter lundi prochain”

à écrire

• Créer et assigner les catégories
• Assigner un délai de réalisation
• Terminer une tâche
• Créer un dossier de recherche automatique

J'utilise Thunderbird à mon domicile, jusqu'à présent je n'ai pas réussi à reproduire ces possibilités d'Outlook, bien que Thunderbird propose des catégories, et des dossiers virtuels.